Welche Tools du als Coach oder BeraterIn unbedingt kennen solltest

Ceridwen Lentz Blog | Tool-Tipps für Coaches und Beraterinnen

Es gibt so unendlich viele praktische Tools, die mir immer wieder mal über den Weg laufen oder die ich selber nutze. Damit du diese nicht nur zufällig findest oder lange danach suchen musst, stelle ich dir hier die hilfreichsten zusammen. Der Beitrag wird stetig erweitert!

Online-Tools sind heute nicht mehr wegzudenken

Natürlich gibt es noch den guten alten Notizblock oder Terminkalender, in den noch mit einem echten Stift hineingeschrieben werden kann. Es gibt mittlerweile aber für so gut wie jeden Anwendungsfall auch ein Online-Tool, das dir deine Arbeit erleichtert oder Tools, mit denen du Aufgaben automatisieren kannst.

Nicht alles muss digitalisiert werden und nicht alles muss unbedingt mit irgendeinem Tool gelöst werden, aber das ein oder andere ist einfach super hilfreich und entlastend.

Konkrete Tool-Tipps für Coaches und BeraterInnen

Trello für Projektmanagement

Mit der (in der FREE Version kostenfreien) Projektmanagement-Software Trello arbeite ich seit Beginn meiner Selbständigkeit. Darin organisiere ich meine internen Tasks, sammle meine Social-Media-Ideen und plane die Aufgaben, die ich für meine Kunden erledige.

Die To-dos lassen sich visuell in Boards darstellen, die je nach Bedarf aufbereitet werden können. Für einige Einsatzbereiche (beispielsweise Content-Planung, Meetings oder Business-Pläne) kann auf Vorlagen zurückgegriffen werden. In einem Board werden dann unterschiedliche Listen und darin wiederum Karten für die einzelnen Aufgaben angelegt. Eine Karte kann unter anderem mit einer Beschreibung, einem Datum und Kommentaren versehen werden. Jedes Board kann mit anderen Mitgliedern geteilt werden, so dass im Team zusammengearbeitet werden kann.

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Quelle: Trello

PLANOLY für Social Media Planung

Meine Instagram-Posts plane ich seit Beginn mit PLANOLY. Die kostenfreie Version ist für meine Zwecke aktuell vollkommen ausreichend. In dem dreier Grid erscheinen die Posts, genauso wie auch später bei Instagram. Wenn also Instagram-Feeds einem bestimmten Muster entsprechen sollen, ist das sehr hilfreich, diese in PLANOLY zu planen. Außerdem können Hashtag-Listen angelegt, gespeichert und eingefügt werden. In dem bezahlten Plan gibt es die Möglichkeit, auf Analysen zuzugreifen. Außerdem können Stories und Reels gepostet und die Posts können parallel bei Twitter und Facebook eingeplant werden.

Quelle: PLANOLY

Meta Business Suite für Social Media Planung

Ergänzend zu PLANOLY nutze ich noch die Meta Business Suite für meine Facebook- und Karussell-Posts. Die Nutzung ist kostenlos. Besonders hervorzuheben ist hier, dass die Posts parallel bei Instagram und Facebook eingeplant werden können, wenn die Konten entsprechend miteinander verbunden sind.

Auch werden die Posts und Stories, die nicht über den Meta Planer sondern direkt bei Instagram gepostet worden sind, angezeigt. In der Planer-Übersicht ist also ersichtlich, wann was gepostet wurde, und es werden die Interaktionen bei jedem Post angezeigt, so dass hier recht schnell ein Überblick verschafft werden kann – für Facebook und Instagram.

Beim Eintippen der Hashtags, werden diese automatisch vervollständigt, so dass sichergestellt ist, dass es diesen Hashtag bereits gibt. Und es wird direkt angezeigt, wie viele Beiträge es zu einem Hashtag gibt.

WhatFont um die Schriftart herauszufinden

Jeden Tag besuchen wir die unterschiedlichsten Websites. Bei manchen finden wir die Schriftart vielleicht wunderschön und wüssten gerne um welche Schriftart es sich handelt. Um das herauszufinden, kannst du die kostenlose Chrome-Erweiterung WhatFont installieren. Diese kannst du dann auf der entsprechenden Website aktivieren, mit dem Mauszeiger über die Schrift fahren und schon wird dir die Schriftart in einem dunklen Rechteck angezeigt.

Diese könntest Du nun bei DaFont oder 1001freefonts suchen, herunterladen und in deinen Designs oder auf deiner Website nutzen. Bei direkten Mitbewerbern ist vielleicht bei dieser Vorgehensweise Vorsicht geboten, denn man möchte ja niemanden kopieren – aber ansonsten kann man sich gerne inspirieren lassen.

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ColorZilla um die Farbe herauszufinden

Das nächste Tool, das ich euch vorstelle, funktioniert ähnlich: Damit könnt ihr herausfinden, welche Farbe eingesetzt wird.

Es handelt sich um die Chrome-Erweiterung „ColorZilla“. Diese könnt ihr ebenfalls einfach installieren. Mit der Pipette fährst du über die Stelle mit der gewünschten Farbe. Wenn du dann klickst, wird der Farbwert (HEX-Wert) in deine Zwischenablage kopiert, so dass du diesen einfach woanders – beispielweise in einem Design-Programm – einfügen kannst.

Loom für schnelle Bildschirm-Videos

Mit Loom kannst du Videos von deinem Bildschirm aufnehmen – in dem kostenlosen Plan bis zu 5 Minuten pro Video. Dabei kannst du entscheiden, ob du deine Kamera mit filmst oder nicht. Dann würde dein Bild klein in der Ecke des Videos erscheinen.

Das kannst du nutzen für Schulungsvideos, (voraufgezeichnete) Webinare oder Online-Kurs-Videos. Die Videos werden automatisch in deinem Loom-Account abgespeichert und können per URL mit anderen geteilt, heruntergeladen oder eingebettet werden.

Quelle: Loom

Canva für die Grafikerstellung

Canva ist ein super Tool, um Grafiken zu erstellen – es braucht nicht wirklich Design-Erfahrung oder eine große Schulung, denn es ist sehr einfach zu bedienen.

Sehr hilfreich ist, dass es tausende Vorlagen gibt. So musst du nicht auf der grünen Wiese anfangen, sondern kannst bei vorhandenen Grafiken die Farben, die Schriftart und den Text ändern, und schon hast du eine fertige Grafik. Auch kannst du direkt das Format für Instagram-Post, -Story, Facebook-Beitrag, Präsentation, Werbeanzeige, DinA4 und viele mehr anwählen, so dass du nicht selbst überlegen musst, welche Abmessungen das Dokument jetzt genau haben muss.

Es gibt einen großen Bilderpool, auf den du direkt in Canva Zugriff hast und in dem du nach einem passenden Motiv suchen kannst. Das entsprechende Bild kannst du an der gewünschten Stelle einfügen.
Du kannst deine fertigen Designs teilen oder Team-Mitglieder hinzufügen, die an deinen Designs mitarbeiten können.

Quelle: Canva

LastPass um Passwörter abzuspeichern

LastPass ist ein Passwortmanager, der in der Basisversion sogar kostenlos zur Verfügung steht. Ich nutze die Bezahlvariante, da ich dann die Möglichkeit habe, die Chrome-Erweiterung im Browser und die App auf dem Smartphone zu nutzen, so kann ich überall und jederzeit auf meine Passwörter zugreifen.

Per Autofill-Funktion werden Benutzername und Passwort automatisch ausgefüllt. Du musst nicht jedes Mal dein Passwort händisch eingeben – noch es dir im Zweifel merken.

Auch ein Passwort-Generator ist inkludiert, so dass du sichere Passwörter erstellen lassen kannst. Du kannst auch Notizen, Adress- oder Bankdaten sicher darin abspeichern.

Quelle: LastPass

toggl um deine Zeiten zu tracken

Mit toggl kannst du protokollieren, wie lange du für eine Aufgabe brauchst.

Die wöchentlichen und monatlichen Analysen geben so einen super Überblick, wieviel Zeit du beispielsweise für deine Buchhaltung, deine Social-Media-Planung und deine Coaching-Sessions aufgewendet hast.
Die kostenlose Variante bietet bereits die Möglichkeit verschiedene Kunden und Projekte anzulegen und je Kunde können dann am Monatsende Reportings erstellt werden.

So kannst du Zeitfresser identifizieren und deine Produktivität steigern.

Quelle: toggl

One Time Secret um Informationen geschützt zu verschicken

Wenn du ein Passwort, eine geheime Nachricht oder einen privaten Link mit KundInnen, KollegInnen oder DienstleisterInnen teilen möchtest, schicke diese bitte nicht per E-Mail oder WhatsApp!

Du kannst diese sensiblen Informationen stattdessen über die Website onetimesecret.com teilen.

Dort kannst du die geheime Botschaft eintragen und einen Link generieren, den du per E-Mail versendest. Dieser Link kann nur einmal abgerufen werden und danach verschwindet dieser einfach wieder – so wird es versprochen – für immer – kaum vorstellbar im World Wide Web.

LanguageTool für Rechtschreibprüfung im Browser

LanguageTool ist ein intelligenter Schreibassistent für alle gängigen Browser und Textverarbeitungsprogramme. Wenn du beispielsweise einen Text auf deiner Website ergänzt oder veränderst, werden die Rechtschreibfehler rot markiert. Grammatikfehler werden gelb hervorgehoben und Stilfehler blau unterstrichen. Auch Synonyme können per Doppelklick auf ein Wort aufgerufen werden.

So kannst du bessere, fehlerfreie Texte schreiben.

Quelle: LanguageTool

Podcaster für die Podcast-Veröffentlichung

Mit der deutschen Podcast-Hosting-Plattform podcaster.de kannst du deinen Podcast auf einer Vielzahl von Diensten veröffentlichen wie iTunes, Spotify, Deezer etc.

Mit Podcaster kannst du in wenigen Minuten deine Podcast-Folge planen oder direkt veröffentlichen. Du gibst den Titel, Beschreibung – die sogenannten Shownotes – ein, lädst die Podcast-Folge hoch und kannst das Datum für die Veröffentlichung auswählen.

Außerdem kannst du den Link zur Podcast-Folge ganz einfach auf deiner Website einbetten, damit sie dort direkt abspielbar ist.

Quelle: podcaster

Emoji Keyboard by Joypixels®

Das mühsame Suchen eines passenden Emojis auf irgendwelchen Webseiten oder auf anderen Plattformen hat ein Ende. Mit der kostenlosen Chrome Erweiterung von Joypixels kannst du sehr einfach für jede Gelegenheit das passende Emoji finden.

Im Suchfeld kannst du ein Suchbegriff eingeben und dir so die gewünschten Emojis anzeigen lassen.

Du kannst das entsprechende Emoji in deine Zwischenablage kopieren, indem du es anklickst und dann an die gewünschte Stelle einfügen, und schon ist es da, wo du es haben möchtest 🤩

Es gibt für jedes Tool auch Testzeiträume und Alternativen

Probiere die Tools einfach aus. Die meisten gibt es in einer kostenlosen Version bzw. gibt es Testzeiträume von bis zu 30 Tagen, in denen du dir das Tool in Ruhe anschauen kannst und prüfen kannst, ob du gerne damit arbeitest. Für den einen ist ein Tool vielleicht total intuitiv zu bedienen und für den anderen absolut unübersichtlich. Es gibt für jedes Tool auch Alternativen.

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